あらゆるニーズに応えるビジネスフォームのエキスパート 株式会社ヒロタ
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株式会社 ヒロタ個人情報保護方針

2004年8月 2日制定
2009年2月 1日改訂
代表取締役社長 廣田 達功

1.個人情報保護に関する理念
株式会社ヒロタ(以下「当社」といいます)は、総合印刷業において、「質の高いサービス・製品を提供することにより、お客様の信頼にお応えすると共に、業務の適正な運営と健全な業績の伸張を通じて広く社会・経済の発展に貢献する」ことを経営理念とします。当社は良質な商品・サービスを多くの皆様に提供する為に、お客様よりお預かりいたしました個人情報は、厳重かつ適切に管理し、個々人の権利・利益の保護をはかります。また、個人情報保護マネジメントシステムを確立することにより、社員一人一人が高いレベルでの情報保護を認識し、常に最良な個人情報の取り扱い、管理に努めてまいります。


2.個人情報保護方針
1)当社では、利用目的をできる限り特定し、その利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取得、利用及び提供いたします。また特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(以下、“目的外利用”という。)を行わないよう、従業者、関係者へ教育、または契約にて遵守させるようにいたします。また万が一、目的外利用する必要が生じた場合には、「個人情報の保護に関する法律」および関連するその他の法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、その利用について本人の同意を得るものとします。

2)当社は、「個人情報の保護に関する法律」および関連するその他の法令、国が定める指針、その他の規範を遵守のうえ、個人情報の取扱いについて社内の規程類に則り、適切な管理を行います。

3)当社は、保有する個人情報については、正確かつ最新の状態に保つよう努め、個人情報の漏えい、滅失又は棄損のリスクを認識し、当社が可能な予防並びに是正を徹底いたします。

4)当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談については、下記の窓口までご連絡ください。

5)当社は、保有する個人情報保護のための社内体制を整備し、これを実効あるものとして運用するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

お客様相談窓口

電話:017−729−8321
(受付時間:月曜〜金曜午前9時〜午後5時
ただし、年末・年始・祝日、当社休日を除く)
E-mail : info@kk-hirota.co.jp

個人情報の取り扱いについて

個人情報の利用目的について株式会社ヒロタ(以下 「当社」といいます)では、お客様から個人情報取り扱い業務を受託する場合、および当社が個人情報を収集する場合、次の通り利用目的を特定し、その利用目的の範囲内にて利用します。
特定した利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う必要が生じた場合、必ず本人の同意を得てから取り扱います。

個人情報利用目的一覧
個人情報取扱部署
業務名
開示対象
利用目的
人事 採用業務
応募者に対し当社の採用情報を提供するため
採用判定のため
採用選考結果通知のため
採用後の雇用手続のため
従業員管理
業務上の連絡、社員名簿の作成、就業管理のため
給与、賞与等の決定及び支払い、源泉徴収手続のため

人事考課、配属先の決定のため

社会保険関係の手続、福利厚生の提供、法律上要求される諸手続の他雇用のため
健康的な就業状況の確保、健康管理のため
各種教育・訓練のため
営業 印刷顧客管理
商品(印刷物)提供
 a 名刺・ハガキ・年賀はがき・挨拶状等の作成・印刷・加工
 b 名簿の作成・印刷・加工
 c 会報・広報・冊子等の作成・印刷・加工
 d 上記以外の印刷、印刷関連製品の作成・印刷・加工
お客様との連絡・交渉・販売・契約の履行等
製品納品時の配送・訪問資料

代金の請求、回収業務

年末年始等の各種ご挨拶
サービス 受託業務
データのプリントアウト
製本・封入封緘サービス
圧着加工サービス
商品の保守・修理のサービス提供
納品(委託元の納品代行)
発送(委託元の発送代行)

※「開示対象」に○がついているものが、当社で開示等の対象になる個人情報です。

個人情報開示手続きについて
弊社では、「個人情報保護マネジメントシステム・要求事項」(JISQ15001:2006)に基づき、以下の各号に定める手続きに従い個人情報の本人又はその代理人からの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加又は削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止の請求に対応させていただきます。

【個人情報保護の取扱いに関するお問い合わせ】
当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情・相談があった場合に対応するため以下のとおり窓口を設置し、社会通念に照らして適切な範囲内において遅滞なく対応させていただきます。 なお、お問い合わせの手続きにより当社が取得した個人情報は、当該手続きのための調査、ご本人確認および回答など適切な範囲で取扱いさせていただきます。

【お客様相談窓口】

電話:017−773−8321
(受付時間:月曜〜金曜 午前9時〜午後5時、ただし、年末・年始、祝日、当社休日を除く)
E-mail:info@kk-hirota.co.jp
個人情報管理責任者 青木 正弘

  1. 「個人情報開示等請求書」の申請先は下記宛、当社所定の申請書に必要書類・手数料(開示の請求が、利用目的の通知・開示に限り必要です。)を添付して郵送でお願いいたします。尚、封筒に「個人情報開示等請求書在中」と朱書きしていただければ幸いです。
    ※ご請求内容が利用目的の通知・開示の場合、ご請求方法は、郵送に限定させていただきます。(郵送以外の、当社に直接ご来社しての請求、FAX、メール等のご請求につきましては,お受け致しかねますので、その旨ご了承賜ります様にお願い申しあげます。)
    ・〒030−0142 青森市大字野木字野尻37番地691号
     個人情報管理責任者 青木 正弘 宛
    ・FAX:017―773―8325

  2. 個人情報開示等の請求者が、ご本人の場合、当社所定の申請書(@)に必要事項をすべてご記入の上、ご本人確認のための書類(A)を同封して郵送してください。
    @ 当社指定の申請書(こちらからダウンロードして下さい。)
    A ご本人確認のための書類(下記のいずれかを同封してください。) 健康保険証の写し・年金手帳の写し・運転免許証の写し・他ご本人を確認できる書類(公的証明書)
    注 ※1ご参照ください

  3. 個人情報開示等の請求者が、代理人の場合は、前項2−@、2−Aに加えて下記の書類を同封してください。(@、A、Bのいずれか)
    @ 1 親権者の場合、戸籍抄本1通(原本に限る、写しコピーは不可)
    注 ※2ご参照ください
      2 未成年後見人の場合、戸籍抄本(原本に限る、写しコピーは不可)1通・後見人であることが分かる書類1通
    注 ※2ご参照ください
    A 補佐人・保佐人・成年後見人・任意後見人の場合は、後見登記事項証明書(原本に限る、写しコピーは不可)1通
    B 委任による代理人の場合は、委任状1通(実印押印)1通・ご本人、代理人の印鑑証明各1通(原本に限る、写しコピーは不可)

    注 ※1 運転免許証等の場合、本籍地等の機微情報は黒く塗りつぶす等、マスキングして提出してください。
    注 ※2 戸籍抄本等の場合、父母の氏名、本人氏名、生年月日、続柄等、代理人(親権者)の確認に必要な事項以外、本籍地等の機微情報も含めて黒く塗りつぶすなど、マスキングして提出してください。

  4. 手数料につきまして
    個人情報開示等のご請求が、利用目的の通知・開示に限り一回につき下記の金額を申し受けます。(当社からの回答のための簡易郵便書留料を含みます。)
    ●手数料 1,000円(お支払は、1,000円分の郵便切手を申請書に同封してください。)
    ※ 手数料が不足している場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申しあげますが、所定の期間内(ご連絡後1週間以内)にお支払いがない場合、開示のご請求はなかったものとして対応させていただきます。尚、この場合、申請書類・確認書類等は、返却いたしません。

  5. 「個人情報開示等の請求」に対する回答は、ご請求申請者の申請書記載のご住所に書面で回答申し上げます。(印刷業務においてのご請求内容が、訂正・追加・削除・消去の場合は、書面・メール・FAX・電話・訪問等にてご回答申し上げます。)
  6. 個人情報開示等のご請求に関して取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただきました申請書・確認書類等の書類は、3年間保存し、保存期間終了後当社所定の方法で廃棄いたします。
  7. 個人情報開示等のご請求に対する不開示につきまして
    以下に該当する場合は、不開示とさせていただきます。不開示決定の場合、その旨、理由を付記してご通知いたします。尚、不開示決定の場合、申請書類・確認書類等・手数料は、返却いたしません。
    1)ご請求に不備のある場合
    @所定の申請書に不備のあった場合
    A本人・代理人本人が確認できない場合
      ・確認書類自体に不備のある場合
      ・確認書類と申請書に一致しない項目がある場合(氏名・住所等)
    2)開示対象個人情報でない場合
    @ 個人情報データベースや、電話帳など他人が作成しており、当社に本人からの求めに応じる権限がないもの。
    A 個人情報の取扱いの全部又は一部の委託を受けていているもの。ただし、委託契約の中で、当該個人情報への開示等の請求への対応について記載されている場合は、それに従う。
    B 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体、又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
    C 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
    D 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ,他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
    E 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防,鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

● 認定個人情報保護団体の対象事業者について
当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の認定業における対象事業者です。
同団体では、対象事業者の個人情報の取り扱いに関する苦情・相談を受けております。

【認定個人情報保護団体の名称】
お問い合わせ先:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
(送付先)   (個人情報保護苦情相談室)

個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032
東京都港区六本木1−9−9 六本木ファーストビル
電話番号:03−5860−7565/0120−700−799


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